АУТСОРСИНГ РАСЧЕТА ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ И КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА: РЕАЛИИ И ПЕРСПЕКТИВЫ

В этой статье мы попытаемся рассказать об истории HR-аутсорсинга в России, его плюсах и минусах, а также некоторых приемах, которые позволяют повысить его эффективность.

На западе аутсорсинг внутренних HR-процессов – таких как кадровое делопроизводство или расчет заработной платы – чрезвычайно распространен. Любая, даже самая маленькая западная компания, работающая даже в самом провинциальном городе, легко найдет независимого бухгалтера, который полностью и за небольшие деньги покроет все ее потребности в кадровом учете. Крупные корпорации также активно пользуются HR-аутсорсингом, и зачастую даже инвестируют в него существенные ресурсы – так, аутсорсинговый контракт British Petroleum измеряется суммой 1,5 млрд. долл. в год. Аутсорсинг кадрового делопроизводства и расчета заработной платы на Западе уже давно мейнстрим, и самостоятельная реализация данных процессов является скорее исключением, чем правилом.

В России, стране с традиционно более низкой культурой аутсорсинга, наблюдается диаметрально противоположная ситуация. Несмотря на то, что на рынке присутствует достаточно много игроков, они вряд ли сумеют обслужить все отечественные компании. Однако, этого и не требуется, поскольку далеко не каждая российская организация в принципе задумывалась о внутреннем HR-аутсорсинге, и только единицы из них решились попробовать эту модель на практике.

Тем не менее, российский рынок аутсорсинга внутренних HR-процессов активно растет и неуклонно увеличивается. По данным портала E-xecutive.ru на 2006 год, отечественный рынок услуг по расчету заработной платы уже тогда измерялся довольно солидной суммой в 18 млн. долл. Для сравнения - в середине 90-х годов на рынке присутствовали всего лишь два игрока – европейская UCMS Group и американская Intercomp – которые обслуживали единичные запросы со стороны международных компаний, желающих выйти на российский рынок. Сегодня же услугами внутреннего HR- аутсорсинга пользуются и «чисто российские» организации.

Преимущества аутсорсинга

Как известно, основное преимущество любого аутсорсинга практически всегда сводится к экономии издержек. Аутсорсинг внутренних HR-процессов не является исключением – как правило, реализация аналогичных функций своими силами с таким же уровнем качества, скорости и конфиденциальности требует более существенных инвестиций. По оценкам отраслевых экспертов, экономия ресурсов при использовании данного типа аутсорсинга может достигать 30-40%.

За счет чего достигается такая существенная экономия? В общем виде ответ на этот вопрос прост – экономическая привлекательность аутсорсинга всегда обусловлена высокой профессиональной компетенцией поставщика услуг в кадровых процессах. Эта «высокая профессиональная компетенция» может проявляться в нескольких факторах более низкого уровня, которые непосредственно и обеспечивают экономию.

Первым таким фактором является эффект масштаба – специалисты аутсорсера могут работать над несколькими проектами сразу, что позволяет экономить ресурсы. Кроме того, необходимость обслуживания многочисленных заказчиков требует четких, отлаженных и, как следствие, более дешевых бизнес-процессов. Такие задачи, как поиск и обучение специалистов, внедрение информационной HR-системы аутсорсеру обходятся дешевле – поскольку их требуется провести всего один раз для всех имеющихся клиентов.

Благодаря эффекту масштаба, аутсорсер может разместить свои основные мощности в регионах с более дешевой рабочей силой. Для отдельной компании создавать географически удаленный центр кадрового администрирования, как правило, экономически невыгодно.

Еще одно принципиальное преимущество аутсорсинга связано с доступностью специалистов. Аутсорсер занимается HR-процессами профессионально, в его штате могут находиться специалисты высокого уровня с редкими или уникальными навыками. Таким образом, аутсорсер может оперативно выделить нужного специалиста практически в любой момент времени. Поиск аналогичного специалиста отдельно взятой компанией может потребовать нескольких месяцев, и иногда такие задержки неприемлемы.

«После того, как нас решил покинуть наш бухгалтер по расчету заработной платы, решение об аутсорсинге было принято молниеносно, поскольку найти бухгалтера со знанием английского и системы SAP за 2-3 недели невозможно. А остановить процесс расчета и выплаты зарплаты мы, конечно, не имели права», - комментирует менеджер по персоналу Siemens Enterprise Communications Светлана Боровикова.

Наконец, еще одним важным преимуществом аутсорсинга является конфиденциальность информации о персонале и заработной плате. «Аутсорсинг расчета заработной платы позволяет вывести информацию о зарплатах сотрудников за пределы компании, и, тем самым, предотвратить возможные конфликты, связанные с утечкой информации такого рода», - говорит руководитель аутсорсинга кадровых функций компании Team Force Алексей Желтов.

Все перечисленные тезисы справедливы для компаний, уже имеющих определенный штат специалистов в области расчета заработной платы и кадрового администрирования. Если же эти процессы пока не реализованы, то выгода аутсорсинга еще более очевидна, поскольку поставщику услуг не требуется искать новых людей, оборудовать для них офис и ждать пока они полностью освоятся в компании. Именно поэтому аутсорсинг внутренних HR-процессов чрезвычайно популярен среди представительств международных компаний, которые не хотели тратить время и деньги на самостоятельную реализацию непрофильных бизнес-процессов.

«Исторически сложилось, что компания ИКЕА использует аутсорсинг расчета заработной платы с момента своего выхода на российский рынок в 2000 году. Организация собственного расчета заработной платы неизбежно привела бы компанию к необходимости поиска специалистов и отладки бизнес-процессов – а значит, к дополнительным финансовым и временным затратам. Таким образом, вначале мы передали расчет на аутсорсинг в силу объективных причин, а потом – у нас просто не было повода отказываться от этой модели», - рассказывает HR-менеджер группы ИКЕА Елена Микляева.

Ограничивающие факторы

Как и любая инновационная бизнес-модель, аутсорсинг внутренних HR-процессов имеет не только преимущества, но и обладает определенными недостатками. Пожалуй, главным ограничивающим фактором данной модели в России являются вопросы доверия между заказчиком услуги и ее поставщиком. Людям, которые принимают решения в отечественных компаниях, пока еще психологически тяжело поверить, что аутсорсер будет качественно и в срок выполнять все свои обязанности. Даже если у этого аутсорсера имеются десятки референсов со стороны действующих клиентов.

С вопросом доверия пересекается еще одно ограничение модели, которое связано с чересчур жесткими корпоративными политиками. В некоторых отраслях (например, в банковской сфере) корпоративные политики компаний в принципе запрещают аутсорсинг, в рамках которого поставщик услуг получает доступ к конфиденциальной информации. Впрочем, такие политики существуют не во всех компаниях и исполняются далеко не всегда.

Вообще говоря, тема безопасности при аутсорсинге HR-процессов достаточно интересна и дискуссионна. Выше мы уже отмечали, что с одной стороны аутсорсинг способствует безопасности, поскольку сведения о заработной плате изолируются от общей массы сотрудников. Но в то же время, многие организации опасаются, что аутсорсер будет слишком халатно относиться к конфиденциальным данным и допускать их утечку.

В таких рассуждениях есть определенная логика, однако реальная ситуация диаметрально противоположна. «Во-первых, аутсорсеру крайне невыгодно допускать утечки, поскольку каждый инцидент такого рода становится гигантским пятном на его главном активе – репутации, - считает руководитель аналитического центра компании Perimetrix Владимир Ульянов. – А во-вторых, за счет эффекта масштаба аутсорсинговая компания размещает всю клиентскую информацию в крупных централизованных дата-центрах, которые обладают всеми возможными уровнями защиты».

Последним существенным ограничением аутсорсинга можно признать серые схемы кадрового учета, которые по-прежнему встречаются на территории нашей страны. Официальных данных за 2008 год нет, но можно смело утверждать, что искать спрос среди таких компаний – нецелесообразно. К тому же, если компания применяет непрозрачные схемы, то она вряд ли захочет делиться своими ноу-хау со сторонней аутсорсинговой организацией.

Эффективность в первом приближении: целевая аудитория

Заканчивая разговор об ограничениях аутсорсинга, нельзя не отметить, что иногда в этой модели просто отсутствует потребность. Если процессы кадрового учета и расчета заработных плат в компании отлажены и хорошо работают, то эффективность перехода на аутсорсинг вызывает определенные сомнения. Поэтому важно не только знать преимущества аутсорсинга, но и понимать – каким компаниям может быть выгодна такая услуга и кто является ее целевой аудиторией?

По мнению ряда отраслевых экспертов, одним из основных стимулов к использованию аутсорсинга является сложность кадровых процессов или трудоемкость расчета заработной платы. Так, весьма сложный расчет встречается в нефтегазовых компаниях, бизнес которых предполагает постоянный перевод сотрудников из одного региона в другой. Как следствие, меняются региональные надбавки, количество отработанных часов и другие факторы, влияющие на расчет зарплаты. Другим примером являются крупные ритейлеры, в штате которых присутствует большое количество сотрудников с гибкими рабочими графиками. В обоих случаях, расчет зарплаты становится достаточно сложным процессом – а значит, его логично отдать на аутсорсинг.

Отдельно следует отметить компании, использующие систему грейдов - оценок персонала, определяющих параметры зарплаты, бонусов или социальных пакетов. В таких компаниях часто встречаются ситуации, когда работники, сидящие за соседними столами и выполняющие схожие функции, получают различную компенсацию. Использование аутсорсинга в данном случае обеспечивает конфиденциальность сведений о грейдов и исключает конфликты между такими сотрудниками.

Выше мы уже отмечали, что в целевую аудиторию аутсорсинга попадают молодые компании, а также организации, которые выходят на новые для себя рынки.

«В роли стимулов к использованию аутсорсинга могут выступать и такие факторы, как необходимость постоянного взаимодействия с контролирующими органами и плохо выстроенные бизнес-процессы внутри компании. Если организация не в состоянии по каким-то причинам наладить процесс своевременной передачи всех необходимых документов и информации для расчета зарплаты, то эти функции целесообразно отдать на аутсорсинг», - считает управляющий директор компании UCMS Group СНГ Андрей Шабанов.

Таким образом, собрав все перечисленные аргументы воедино, мы можем построить фоторобот идеального заказчика аутсорсинга внутренних HR-процессов. Этим заказчиком является молодая инновационная компания, которая пока еще не выстроила процессы расчеты заработной платы и кадрового делопроизводства. В данной компаний применяется система грейдов, сотрудники часто используют гибкий график и переезжают с места на место. И наконец, эта компания нуждается в срочной реализации кадровых процессов, поскольку в противном случае ее ждут репрессии со стороны регулирующих органов.

Эффективность во втором приближении: взаимодействие с подрядчиком

Определив целевую аудиторию аутсорсинга, задумаемся над вопросом – в каком случае аутсорсинговый проект окажется эффективным? Самый тривиальный ответ – при условии наличия хорошего подрядчика – банален и неинтересен, поскольку любой поставщик услуг всегда заявляет о высоком качестве своей работы, и многие из них действительно это качество обеспечивают. Поэтому будем считать, что такой «качественный» поставщик у нас уже имеется.

Какие дополнительные факторы влияют на экономический эффект проекта и степень возврата инвестиций? Легко понять, что при условии качественной работы подрядчика, все упирается в эффективность коммуникационных процессов между заказчиком и аутсорсером. Работать в изоляции аутсорсер не может – а значит, ему придется постоянно взаимодействовать с поставщиком.

«Мне вспоминается реальный случай, который произошел в крупной территориально распределенной компании, - рассказывает Андрей Шабанов. – Эта компания рассматривала аутсорсинг расчеты заработной платы, однако была вынуждена отказаться от этой идеи из-за весьма банальной причины. В ходе предпроектного анализа выяснилось, что основные затраты на данный бизнес-процесс связаны со сбором данных из различных подразделений компании, а не их непосредственной обработкой. Сама компания проводила консолидацию в рамках собственной HR-системы, которая отличалась от решения, применявшегося провайдером услуги. Как следствие, в случае передачи этих процессов на сторону, аутсорсеру пришлось бы каждый месяц вручную запрашивать данные у множества сотрудников заказчика, а потом также вручную рассылать им результаты расчета. Очевидно, что такие коммуникации слишком затратны и неэффективны».

Другими словами, одной из основных проблем кадрового аутсорсинга является разнородность механизмов (и, в частности, информационных систем), которые применяются для расчета зарплаты и кадрового делопроизводства заказчиком услуги и аутсорсером. Как правило, эти механизмы тяжело интегрируются друг с другом, и даже если такая интеграция возможна – она все равно накладывает определенные ограничения. Однако недавно появился способ эти ограничения обойти.

Речь идет об инновационной концепции SaaS (Software-as-a-Service, программное обеспечение как услуга), которая активно применяется для управления персоналом в последние несколько лет. Смысл SaaS прост – вместо того, чтобы покупать собственную HR-систему, заказчик оплачивает аренду доступа к ней. Сама система развертывается на площадке провайдера сервиса, который занимается ее администрированием, управлением и поддержкой.

Концепция SaaS весьма полезна сама по себе, однако в связке с аутсорсингом внутренних HR-процессов ее ценность возникает в разы. Данный подход предполагает, что и заказчик, и аутсорсер работают не просто в одной информационной системе, но и в одной инсталляции одной и той же системы. Как следствие, затраты на коммуникации радикально сокращаются и практически сводятся к нулю.

На Западе перспективы SaaS уже осознали многие поставщики услуг HR-аутсорсинга. В начале прошлого года на рынок SaaS вышла компания Ceridian – один из крупнейших провайдеров HR-услуг в мире с годовым оборотом более 1,5 млрд. долл. Отметим, что Ceridian предоставляет в рамках SaaS систему HRevolution собственной разработки.

А вот норвежская аутсорсинговая фирма NorthgateArinso пошла другим путем, не став создавать отдельный SaaS-продукт с нуля. Вместо этого она воспользовалась опытом крупнейшей компании SAP, взяв за основу один из модулей ее ERP-системы SAP ERP HCM (Human Capital Management). В результате, на рынке появилось SaaS-решение euHReka, которое предоставляется в комплексе с аутсорсинговыми услугами компании.

В России ситуация несколько отличается, и главным образом из-за того, что в нашей стране присутствуют всего лишь два SaaS-решения по управлению персоналом. И если SaaS-версия системы «Босс-Кадровик» пока еще не получила широкого распространения, то SaaS-решение UCMS Quinyx WorkForce уже активно используется отечественными заказчиками. В том числе, и в комплексе с аутсорсинговыми услугами.

Одним из первых проектов UCMS такого рода стала реализация концепции SaaS+аутсорсинг для российского представительства компании Perfetti Van Melle – одного из крупнейших производителей кондитерских изделий. В рамках проекта на аутсорсинг UCMS были отданы процессы кадрового администрирования и расчета заработных платы для сотрудников Perfetti, которые реализуются с помощью решения Quinyx WorkForce. Однако, в отличие от других аналогичных проектов, HR-специалисты заказчика также получили возможность работы в системе – благодаря все той же концепции SaaS.

«С помощью данной модели мы смогли организовать гибкое, адаптивное, а главное - экономичное HR-подразделение. Концепция SaaS, в рамках которой мы работаем с системой Quinyx, гарантирует нам ощутимую выгоду по таким ключевым финансовым показателями как совокупная стоимость владения и возврат инвестиций, не теряя при этом в функциональной части. Это позволило нам успешно развивать процессы кадрового администрирования и расчета заработной платы без увеличения штата сотрудников, привлечения дополнительных ресурсов и существенных инвестиций в развертывание HRM системы», - резюмировала Валерия Волкова, HR-директор российского представительства Perfetti Van Melle.

Антикризисный аутсорсинг

Завершая рассказ об аутсорсинге внутренних HR-процессов, нельзя не остановиться на такой животрепещущей теме, как финансовый кризис и глобальная экономическая стагнация. Эти процессы, безусловно, отразились на российском рынке HR-аутсорсинга, однако их влияние оказалось, скорее, положительным, нежели отрицательным.

«Кризис – это идеальное время для продвижения инновационных моделей, которые позволяют сократить издержки заказчиком, - рассказывает управляющий директор UCMS Group СНГ Андрей Шабанов. - В настоящее время нас активно приглашают принять участие в тендерах на оказание услуг по аутсорсингу расчета зарплаты и ведения кадрового учета, поскольку все большее количество российских компаний осознают необходимость повышения эффективности и технологичности своего бизнеса».

В качестве основной тенденции рынка будущих лет, эксперты отмечают диверсификацию услуг в области аутсорсинга. Среди новых потенциальных ниш, можно выделить восстановление бухгалтерии в случаях, связанных с банкротствами, настройку документооборота, а также аудит процессов кадрового администрирования. Другими факторами роста могут стать умение компаний более гибко подходить к потребностям текущих и потенциальных клиентов, кастомизируя свои бизнес-услуги под их специфические потребности.

Но так или иначе, все участники рынка сходятся во мнении, что объем оказываемых услуг по аутсорсингу внутренних HR-процессов в России будет расти на протяжении как минимум ближайших пяти лет.